验厂宝9年行业经验,可以说一路见证中国验厂咨询行业的风云变幻。今天就来分享一下,验厂的审核流程和咨询师的应对方案:
1、首次会议
主要是介绍审核原则标准、政策及审核流程,了解工厂生产和管理的主要信息。需要注意的是,这里面隐藏着管理者访谈的环节,也就是在了解信息过程中,会涉及到人数、面积、工艺、福利待遇、工资计算和发放情况、健康安全等问题。此处一但回答的问题与本次应对方案有不相符的地方,后面将会很难继续。比如说,本次验厂把宿舍规划到验厂范围以外,但某个管理层一不小心就说了有人住宿,那么后面如果应对不当或不及时,此次审核将不会顺利。
应对方案:应在审核前一天,把将会参加首次会议的所有管理者集中到一起,讨论审核方案及可能涉及到的敏感问题。
2、简要文件参考
营业执照、花名册、工资工时、平面图。
应对方案:平面图一般主要是供现场审核做参照,因此要精心修改。
3、现场审核
现场审核是个主要环节,重点关注消防安全、健康、生产资料、设备安全、化学品、生产及生活环境等,其中绝大部分社会责任审核中消防和安全问题都是非常重要的,而生产资料的问题也可能直接影响到工资、工时文件的一致性问题。
应对方案:资料文件应在审核前一天晚上及审核当天早上,全场检查至少两遍以上。现场问题除了在咨询过程中尽量按照审核要求做改善,现场也要时刻关注,如审核员现场发现问题立即整改或想应对方案。随机应变的现场应对,才体现出一个验厂咨询师深厚的功底和丰富的经验。
4、文件审核
包含所有的政策文件、制度文件、工资工时文件、政府资质文件、生产资料和记录性文件,部分审核公司的审核员会对文件进行真伪辨认。
应对方案:文件审核主要考验咨询师的把控能力,在文件审核过程中除非审核员要求否则不要形影不离,很多审核员会有自己的事情处理,如果一群领导围着他,会有一种被监督工作的感觉,反而会更认真的审核,那也就更容易发现我们的问题不是吗。所以要给他足够的空间,但又要保证他的所有行为都在自己的视野内,对审核进展要了如指掌,以便应对。
5、员工访谈
访谈需要提供单独的空间,管理层及陪同人员需要回避。主要访谈问题是关于这次审核的,同时会涉及到真实性和一致性的问题。
应对方案:主要是审核前的员工培训要做到位,关于审核方案的制定、审核范围的确定,以及审核中重要问题如何回答等等。
6、结束会议
审核员会把记进报告里的问题和大家说一下,然后打印并签署现场报告。
应对方案:此份报告基本决定了本次审核的结果,因此这时候就不能完全哄着审核员了,发现有记的不对的地方要提出来,发现问题点有异议的地方也不能让他轻易去记,这个时候报告上减少一个问题,通过的机会就更大一点。
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